Die Gästeliste – Bei einigen frisch Verlobten birgt dieser Planungspunkt das erste Streitpotential. Trotzdem ist es wichtig, sich direkt am Anfang damit zu beschäftigen, da alle weiteren Planungspunkte davon abhängen.
In diesem Beitrag leitet ich Euch mit Hilfe von ein paar wenigen Fragen hin zu Eurer Gästeliste, sodass Ihr entspannt die weitere Hochzeitsplanung angehen könnt.
Wie groß soll Eure Hochzeit werden?
Liebes zukünftiges Brautpaar, setzt Euch am Besten mal in einem ruhigen Moment zusammen und berichtet Euch gegenseitig von Eurer Traumhochzeit.
Zum Beispiel:
- Ich möchte am liebsten nur zu zweit heiraten – vielleicht irgendwo am Strand.
- Ich möchte gerne mit all meinen Freunden und Verwandten ein rauschendes Fest bis in die Morgenstunden feiern.
- Ich möchte nur im engsten Kreis feiern und dafür extravagant auf einer Finca in der Toskana.
Alles ist erstmal erlaubt!
Könnt Ihr Euch auf eine gemeinsame Vorstellung Eurer Hochzeit einigen. Super!
Falls nicht, ist das noch kein Beinbruch. Es gibt jede Menge Kompromissvarianten.
Wie zum Beispiel:
- eine heimliche Hochzeit zu zweit mit anschließender größerer Überraschungsfeier oder
- eine kleine intime Trauung inkl. Dinner und erst zur Party-Time um 20:30 Uhr kommen noch weitere Gäste hinzu.
Gerne helfe ich Euch dabei zu Eurer individuellen Hochzeit zu finden und diese nach Euren Wünschen zu planen.
Wann braucht Ihr mehrere Gästelisten?
Abhängig davon, wie Ihr heiraten möchtet, ergibt es Sinn, mehrere Gästelisten zu führen.
Möchtet ihr zuerst standesamtlich im kleinen Kreis heiraten und anschließend z. B. nur mit der Familie und den Trauzeugen im Restaurant essen gehen? Dann wäre dies die erste Gästeliste.
Ein paar Tage später ist dann die große Hochzeitsfeier geplant? Entweder in Verbindung mit einer kirchlichen oder einer freien Trauung, bei der die Gästeliste oft deutlich länger ist. Das wäre dann Gästeliste Nummer zwei.
Manchmal wird sogar für den Polterabend noch eine dritte Gästeliste benötigt.
So erstellt Ihr Eure Hochzeitsgästeliste richtig
Jetzt ist es Zeit, dass jeder von Euch aufschreibt, wen Ihr gerne auf Eurer Hochzeitsfeier dabei haben möchtet.
Dabei notiert am besten jeder erstmal nur „seine Gäste“. Also die eigenen Eltern, Geschwister, Freunde etc.
Legt im nächsten Schritt Eure Listen nebeneinander und schaut, ob ihr Dopplungen habt oder auf der Liste des anderen noch jemanden vermisst.
Wichtiger Punkt: Gibt es jemanden, der auf der Liste auftaucht, den Du nicht auf Eurer Hochzeitsfeier dabei haben möchtest? Spreche offen darüber und begründe deine Haltung!
Es hilft, dabei wieder zu Eurer oder Deiner Traumhochzeit aus Punkt 1 zurückzukehren. Tante Gerda ist bspw. dafür bekannt, sich immer über die Lautstärke zu beschweren und auf einer rauschenden Party eher schlecht aufgehoben.
Dein Chef ist zwar echt sympathisch und auf der letzten Firmenfeier, hat er sich auch gut mit deinem Verlobten verstanden, aber bist Du dir ganz sicher, dass du unbeschwert feiern kannst, wenn er dabei ist?
Unterteilt Eure Liste in Hochzeitsgäste, die auf jeden Fall bei Eurer Hochzeit dabei sein sollen; Gästen, über deren Kommen ihr Euch freut und diejenigen, die eventuell kommen können. So ist der Umfang Eurer Hochzeit einfach abzuschätzen.
Zusätzlich könnt Ihr Eure Gäste noch kategorisieren: Engste Familie, engste Freunde, Familie, Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Vereinskollegen, etc.. So geht Euch die Sitzordnung später leichter von der Hand.
Welche Faktoren beeinflussen Eure Gästeliste?
Hochzeitsbudget
Eine detaillierte Budgetplanung ist das A und O einer soliden Hochzeitsplanung.
Wirklich im großen Maße beeinflusst die Gästeanzahl das Getränke- und Speisenbudget. Dabei muss man hier im Rhein-Main-Gebiet mit mind. 100 Euro pro Person rechnen. Je nach Länge der Feier und Exklusivität der Speisen sind auch 250 bis 300 Euro pro Gast realistisch.
Für die kleineren Posten wie Papeterie, Tischdeko, Servicekosten, größere Location etc. würde ich pauschal mit 50 Euro pro Person rechnen.
Dies ergibt ein Betrag von mind. 150 Euro pro Gast, der in Eurer Budgetplanung enthalten sein sollte.
10 Gäste mehr oder weniger schlagen somit in Eurem Budget mit 1.500 Euro zu Buche.
Location-Kapazität
Nicht jede Location bietet Platz für eine große Hochzeitsgesellschaft. Achtet bei der Locationsuche darauf, dass Eure Wunschlocation zur geplanten Gästezahl passt bzw. falls Ihr EURE Traumlocation schon gebucht habt, passt Eure Gästeanzahl ggf. an diese an.
Alternativen bei zu großer Gästeliste
Wenn die Anzahl Eurer Gäste den Rahmen sprengt, gibt es Lösungen:
- Polterabend oder Nachfeier für entferntere Bekannte.
- Sektempfang nach der Trauung, um mehr Menschen teilhaben zu lassen.
- Limitierte Einladungen für das Abendessen – z. B. nur enge Familie und Freunde zum Dinner, andere erst zur Party.
Absagen durch Gäste sind selten, daher solltet ihr nicht darauf spekulieren, dass sich das Problem von selbst löst.
Kinder auf der Hochzeit – ja oder nein?
Habt Ihr selbst keine Kinder aber einige Eurer Gäste, stellt sich die Frage, ob diese auf Eurer Hochzeitsfeier mit eingeladen werden oder nicht. Ich persönlich finde, mit einem guten Betreuungskonzept und einem entsprechenden Tagesplan, sind Kinder auf einer Hochzeitsfeier kein Hindernis. Dies ist aber natürlich Eure individuelle Entscheidung und auch ein wenig abhängig von der Art der Hochzeit.
Bezüglich Eurer Gästeliste ist es natürlich auch relevant, wie viele der Gäste Kinder haben. Bei 2 oder 3 Kindern fällt dies natürlich nicht so ins Gewicht, wie bspw. 20 oder 40 Kinder – was auch keine Seltenheit ist, gerade wenn man in seinen 30ern/40ern heiratet.
Klärt beim Locationscouting oder mit dem Cateringunternehmen auch, wie die Preise für Getränke und Essen die Kinder gestaffelt sind.
Meist gibt es zwei Staffelungen, zum Beispiel:
- Kinder zwischen 0 und 3 Jahren zahlen nichts.
- Kinder zwischen 4 und 8 Jahren zahlen 50 Prozent.
Wichtig: Ich rate bei mehr als 5 Kindern zwischen 2 und 6 Jahren IMMER dazu eine professionelle Kinderbetreuung zu engagieren! Das ist für alle Beteiligten stressfreier.
Wenn Ihr Euch unsicher seid, ob Ihr Kinder bei der Hochzeit dabei haben möchtet oder nicht, sprecht doch vorab einfach mit den Gästen, die Kinder haben.
Möchten diese eher mit oder ohne Kinder feiern? Wo ist eine Fremdbetreuung an dem Abend möglich und wo nicht? Vielleicht stimmen Eure Vorstellungen ja eh schon überein.
Konflikte unter den Hochzeitsgästen vermeiden
Es gibt leider immer mal wieder Personen innerhalb der Familie oder des Freundeskreises, die nicht gemeinsam feiern können bzw. möchten. Sprecht auch hier vorab mit den einzelnen Parteien.
Ist es vielleicht möglich, dass sie sich für diesen Tag zusammenreißen oder die einen früher gehen und die anderen später kommen?
Mit guter Planung und offener Kommunikation könnt ihr Streit vermeiden und Eure Hochzeit genießen!